監事の仕事は楽だと聞いたけど本当？

「来年は、管理組合の役員の当番が回ってくる年なのですが、役員経験者によると、監事の仕事は比較的楽だと聞きました。実際のところどうなのでしょうか？」といったご相談をいただくことがあります。

管理組合の役員の仕事は、個々のマンションによって違いがありますが、一番業務量の大きくなる理事長の他にも、会計、広報、修繕、防災、自治会窓口などの業務を理事メンバーが手分けして担当しています。
一方で監事は、そうした理事の業務を監督する立場であることから、個別の業務を担当することはできません。そのことから、仕事量が少なく見えるのです。

仕事量は少ないかもしれませんが、責任が軽いわけではありません。監事の仕事は「理事会が適切に運営され、適切に業務を実施しているかをチェックする」ことです。
このチェック項目を、「従来から指摘はないから」、「管理会社のフロントが大丈夫と言っているから」という理由で「問題なし」としていませんでしょうか？

各チェック項目を一度しっかりと見直してみることをお勧めします。

監事の責任

最近は減ってきましたが、理事長や会計担当理事による横領や、一部の理事と関係の深い会社への利益誘導などは、昔からある手口です。
そうした悪事が発覚した際には、その悪事をみすみす見逃していた監事の責任が追及される場合があります。

『役員の「善管注意義務違反」とは』という記事で紹介した平成27年の東京地裁の判決では、会計担当理事が組合の預金を横領した行為を見逃した理事長と会計監査役員（監事）の責任を認め、損害額の一部（約500万円）の賠償を命じました。

こうした犯罪や不法行為はめったに起こることではありません。
しかし、悪意なく不適切な運用になっていたり、不適切な状態が放置されていることは多かれ少なかれ、どの管理組合も起こりえることです。監事はそれを指摘して是正させる責任があるのです。

具体的に、どんなことをチェックすればよいのか？

マンション管理業協会が、監事に監査をしてもらうべき項目のチェックリストを公表しています。
大きく分けて、業務監査と会計監査の二つがありますので、まずは業務監査項目を見てみましょう。

法律の知識や専門知識のない一般人である監事が、独自にチェックできる項目は、半分程度ではないでしょうか。

そして、これらの項目の一部は、管理会社に委託している業務でもあります。その項目について「あなたはちゃんと業務をしてますか？」と質問して「ちゃんとやってます」という管理会社の回答をもって「適切に監査した」と報告しているケースが多いのではないでしょうか。
そのような監査では、一般の企業監査などと比べると、ガバナンスが不十分といわれても仕方のないでしょう。

次に、会計監査項目を見てみましょう。

いかがでしょうか。こちらも半分くらいは、一般人でも独自に判断できそうですが、財務諸表の読み方や「どこが妥当な理由」なのか、「何が所定の手続き」なのかなど、少し専門知識がないと判断が難しいチェック項目もあると思います。

マンション管理士を監事にするという選択

そうした不十分なガバナンスを改善する手段として、マンション管理士を顧問として契約するのではなく、更に踏み込んで監事に就任してもらうという方法があります。

先に紹介したチェック項目は、マンション管理士であれば管理会社に必要な書類を求め、適切に判断することができるでしょう。
それは、すなわち管理会社の業務監査にもつながり、期中の理事会での管理会社フロントの助言・提案内容に対するけん制も合わせて、管理会社との適切な緊張関係をつくることができるはずです。

最近は、役員の成りて不足の解決手段として第三者管理者方式が認知され始めている中、管理会社が管理者となる方式を積極的に提案している管理会社があるようです。
発注側と受注側の双方代理となるある意味危うい契約状態ですので、少なくとも管理組合の立場で管理者と管理会社を監視する監事には、委託している管理会社と全く関係のないマンション管理士に就いてもらうことを強く推奨します。

いずれも、管理組合にとっては、お金がかかる話ですが、「お金がないから適切なガバナンス体制を整えることができない」という説明は、今後受け入れられなくなるかもしれません。
もし一般企業が、そうした説明をすれば、その会社の株は買われなくなり、銀行も融資はしなくなり、きっと社員も逃げていくでしょう。
企業経営において、「ガバナンス」が非常に重視されるようになったのは、この１０～１５年程度のことですので、マンション管理業界においても、今後ガバナンスがより重視される時代がくると予想しています。

＜管理組合応援団　団長＞