管理組合で、専門家に理事会に同席してほしい、あるいは個別案件で相談したいと思ったことはありませんか？
管理組合にとって、一番身近な専門家は管理会社の担当者（フロントマン）でしょう。
ただ、フロントマンは結構な頻度で担当替えがあり、ベテランの人もいれば経験の浅い人もいるし、管理組合の相談に一生懸命対応してくれる人もいれば、そうでない人もいます。
運よく優秀な担当にあたれば、フロントマンの助言を聞いていれば十分ということもあると思いますが、そうではない場合は、「管理組合の立場に立った専門家に相談したい」と感じることも多いのではないでしょうか。
専門家はフロントマンだけで十分？
管理組合の理事会で検討しなければならないことは、組合運営、規約・細則改訂、組合会計、建物修繕維持、設備修繕維持、共用施設運営、管理費等滞納対応、住民トラブル、コミュニティ活動、防災、、、、など専門的かつ多岐にわたります。
そのような問題を判断する際には、まずフロントマンに相談することになると思います。ビジネス経験が豊富な方ならピンとくると思いますが、その判断が管理会社の損得に影響する場合、フロントマンの助言は一定のバイアスがかかってしまうと考えるべきでしょう。
その判断によって管理会社の収入（バックマージン・リベート含む）が増える／減る案件や、その判断によって管理会社の手間が増える／減る案件はたくさんあります。むしろ、管理会社の損得に全く関係ない案件の方が少ないのではないでしょうか。
もちろん、管理組合から信頼を失えば、管理委託契約を解除につながるリスクもありますから、あからさまに偏った助言はしないと思いますが、プロの助言を素人の理事が妥当かどうか評価するのは簡単ではありません。
疑問に感じた時は、理事ご自身の貴重な時間を使って調べるよりも、マンション管理士等の専門家の話を聞くのがよいでしょう。「顧問契約」であれば、理事会に毎回同席してもらうことで、すべての案件に対して１００％管理組合の立場に立った助言が得られますし、同席するだけでもけん制が効くでしょう。
フロントマンにとっては面倒な存在？
フロントマンにとって、マンション管理士は「面倒な存在」という認識が一般的なのかもしれませんが、彼らにとっても良いこともあります。
組合員の中には、管理会社を敵対視したり、カスタマーハラスメントに相当する発言を繰り返す方がにいらっしゃることがあります。
そのような時に、管理会社の助言が適切か否か、管理会社の対応が管理委託契約の範囲か否かを、管理組合の立場に立つ専門家のマンション管理士が客観的な説明することで、混乱が収まるケースがあります。
理事会の議論においても、「あれ？」という内容なのに、声の大きい人の意見だと押し切られてしまうケース、ありませんか？
そのようなときに、管理組合全体にとってどうなのか、マンション管理士の客観的な意見は、管理組合の適切な判断につながるでしょう。
「マンションの良好な管理・維持」という目標は、管理会社もマンション管理士も同じですので、両者は常に意見が分かれるわけではありません。立場の違う専門家の意見が一致すれば、理事会や総会の運営はずっとスムーズになるでしょう。
やはり気になる費用対効果
マンション管理士と契約する場合、問題となるのはその費用ですよね？
理事が自分で調べれば、助言の必要はない。このマンションは昔から自分達だけでやってきた。その費用増は受け入れられない。
といった意見は、必ず出てくるでしょう。
それでも、マンションをとりまく課題は、年を追うごとに複雑化し、新しい技術や制度も次々に出てきています。それを理事が片手間で追いかけるのは無理があります。
その一方で、マンションは経年するごとに役員の成りて不足は深刻化していきます。これまでは、なんとか理事の皆さんの努力で対応してこれたのかもしれませんが、理事の皆さんのマンパワーだけで対応するには限界がある管理組合も多いでしょう。
その時間が十分に節約できるのであれば、ご自身の本業の時給で換算すれば、対価を払って専門家の助言を受けることは合理的な判断ではないでしょうか。
理事会の継続性にも寄与
また、役員を輪番で回している場合、そのマンションで起きたこと、解決してきたこと、どんな検討がなされてそのルールができたのか、そうした歴史はきちんと歴代の理事に引き継がれているでしょうか？
過去に議論され、決着がついたことを知らずに、現理事会で時間を掛けて同じような議論をしてしまい、総会の場で過去のその問題を担当した理事に批難されるといったことは、よくある話です。管理会社のフロントマンも数年で担当替えになるので、引き継ぎ事項は、重要なものに限られるでしょう。
過去の議事録に記載があるといっても、新任理事が過去の議事録を一読しても、端的な文章で書かれているので、なかなか頭に入ってこないものです。
その点、マンション管理士と顧問契約をしていると、過去の理事会で何が議論されたのかを見てきていますし、毎年の理事の引継ぎもサポートしてもらえば、ポイントをはずすことなく伝えることができるので、理事会の継続性にも大いに寄与してくれるでしょう。
成果の出せないマンション管理士にあたってしまったら？
ただし、ここに記載しているような成果が出せないマンション管理士だったら？という心配があるかもしれません。
マンション管理士は他の士業と同様に、個人の人柄、力量、経験がそのサービス品質を左右します。こればかりは、面談だけではわからないこともあり、実際に依頼をしてみて気が付くこともあるでしょう。
顧問契約は、１年毎に更新する契約にしておけば、合わないようでしたら翌年は別の方を探すということが比較的簡単にできます。
また、マンション管理士との年間の顧問契約は、総会での承認事項としているところが多いと思いますが、お試し期間として総会前の２，３ヵ月スポット契約をしてみるというのも有効です。
スポット契約なら、「予備費」や「組合運営費」、「雑費」などの予算で対応が可能でしょうし、お試し期間は無料という管理士もいます。
管理会社を変更するよりも、マンション管理士の変更は、ずっと簡単ですから、まずは契約してみるところから始めてみてはいかがでしょうか。
経験して初めてわかるありがたさ
そして、管理組合側で専門知識を持つことで、調査する時間の節約、不必要な支出や適正な価格での取引が担保されるのであれば、顧問料以上の価値があると考える管理組合も多く、一度顧問契約をした管理組合は、継続するケースがほとんどです。
経験してみないと、その良さがわからないということもあり、まだまだマンション管理士を顧問に持つことが一般的になったとはいえません。このサイトでも、できるだけ皆様に、そのメリットをお伝えしていきたいと思います。
＜管理組合応援団 団長＞
