管理組合の年間スケジュールは？

マンションの管理組合の役員に初めて就任する人は、１年間どんなスケジュールになるのか、まず知っておきたいですよね。

総会で役員に就任した時は、すでに２か月担当する「期」が進んでいます。次期事業計画を実施する期間は、残り10か月。そして次の定時総会の２か月前には、次の総会に諮るの議案を固める段階になっていますので、直近の総会で決まった事業計画を実施するのと並行して、次の定時総会に向けた準備をしなければなりません。もし特別決議を必要とする議案を予定しているなら、事前の住民アンケートや事前の説明会など、早い段階から準備が必要になりますので、最初に理事全員で１年間のスケジュールをすり合わせておくことは、とても大切だと思います。

定例の年間スケジュールは？

特に検討すべき課題もなく定例の議案だけの予定の場合、以下のようなスケジュールになります。
期の決算月は、各マンションでバラバラですので、仮に３月末が決算月、5月定時総会のマンションで作成してみました。

これらは、定例のスケジュールになりますが、これに加えて、期中に実施すべきこと、検討すべきことがある場合は次のようなスケジュールになります。

実施すべき案件と総会に諮るべき案件がある場合は？

通常議案の他に、前期の理事会が総会に諮り、決議された案件（Ａ）があれば、今期の理事会がその案件（Ａ）を実施しなければなりません。
また、今期の理事会が問題意識をもって、検討して次期総会に諮る案件（Ｂ）があれば、その検討・準備をしなければなりません。

例として（Ａ）を機械式駐車場の平面化工事、（Ｂ）を共用施設の使用細則の変更とすると、以下のようなスケジュールになります。

いかがでしょうか？結構やることありますよね？そして、これに日々の住人からの相談事や近隣住民・自治体との折衝などが加わってきますので、なかなか当初のスケジュール通りにいかないのもです。
また、アンケートだけでは不十分であれば、住民向け事前説明会を実施した方がよいこともあるでしょう。

管理組合が取り組みたい案件や検討したい案件を適切にプロセス化してスケジュール管理をしていくのは、管理会社（フロントマン）の手腕によるのですが、その対応に不満を聞くことも多くあります。
そのようなときは、マンション管理士などの専門家に相談することをお勧めします。

＜管理組合応援団　団長＞